Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Organisasi dan Komunikasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.

Komunikasi didefinisikan sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi. Pertukaran informasi yang terjadi di antara penerima dan pengirim tidak hanya dilakukan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh manusia, tetapi komunikasi dalam organisasi yang terjadi dewasa ini juga menggunakan alat komunikasi yang canggih. Banyak manajer dewasa ini mengirim informasi dengan sistem informasi manajemen yang kompleks, dimana data berasal dari berbagai sumber, kemudian dianalisis oleh komputer dan disampaikan kepada penerima secara elektronik.

Komunikasi dapat dianalisis ke dalam tiga tingkatan analisis, yaitu komunikasi antar individu, komunikasi dalam kelompok dan komunikasi keorganisasian. Manajer sebagai orang-orang yang terlibat dalam pengelolaan organisasi perlu memahami tiga tingkatan analisis tersebut.

Fungsi Komunikasi 

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

Fungsi informatif. 
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

Fungsi regulatif.
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

• Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

• Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

Fungsi persuasif. 
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi integratif. 
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:

• Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
• Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.

Proses dan Unsur Komunikasi
Proses komunikasi terdiri dari tujuh unsur utama, yaitu pengirim informasi, proses penyandian, pesan, saluran, proses penafsiran, penerima umpan balik. Model komunikasi ini banyak dipergunakan dalam organisasi untuk menganalisis komunikasi.

Unsur-unsur Utama Komunikasi
Pengirim 
Pengirim adalah orang yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain. Pengirim atau komunikator dalam organisasi bisa karyawan bisa pimpinan.
Penyandian 
Penyandian merupakan proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau simbol-simbol tertentu untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim.
Pesan 
Pesan adalah informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar pesan dalam bentuk kata baik berupa lisan maupun tulisan.
Saluran
Saluran atau media adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran yang paling mendasar dalam komunikasi adalah berhadapan muka secara langsung
Penerima 
Penerima adalah orang yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran atas informasi yang diterima dari pengirim.
Penafsiran (decoding)
Penafsiran adalah proses menerjemahkan (menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim. Sebagian besar proses decoding dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh penerima.
Umpan balik (feedback)
Umpan balik pada dasarnya merupakan tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim.
Gangguan 
Gangguan adalah setiap faktor yang mengganggu penyampaian atau penerimaan pesan dari pengirim kepada penerima.

Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar pribadi adalah pertukaran informasi yang terjadi di antara dua orang. Dalam melakukan komunikasi antar pribadi masing-masing memiliki cara sendiri dalam berhubungan dengan orang lain. Johary windows merupakan salah satu model komunikasi antar pribadi.

Gambar 2. Johary Windows

 
Komunikasi akan berjalan dengan efektif jika masing-masing orang yang berkomunikasi mengetahui informasi secara lengkap. Namun sering terjadi masing-masing tidak memiliki informasi yang relevan secara lengkap. Gambar 2 mengidentifikasi empat kombinasi, informasi yang diketahui dan tidak diketahui baik oleh diri sendiri maupun orang lain.

1. Bidang Arena. Bidang ini merupakan bidang komunikasi antar pribadi yang paling efektif. Baik diri sendiri maupun orang lain sama-sama mengetahui atau memiliki informasi yang diperlukan dalam melakukan komunikasi.
2. Bidang Gelap. Pada bidang ini, diri sendiri tidak mengetahui informasi yang relevan secara lengkap, tetapi orang lain mengetahui, sehingga komunikasi tidak bisa berlangsung dengan baik atau efektif.
3. Bidang tidak diketahui. Pada bidang ini, diri sendiri maupun orang lain sama-sama tidak mengetahui informasi yang relevan, sehingga komunikasi berlangsung tidak efektif.
4. Bidang depan. Bidang depan merupakan kondisi dimana diri sendiri mengetahui informasi yang relevan dengan apa yang akan dikomunikasikan, sedangkan orang lain tidak mengetahuinya sehingga komunikasi juga tidak akan berjalan dengan baik atau efektif.

Komunikasi antar pribadi dapat diperbaiki dengan dua cara yaitu perluasan dan umpan balik. Perluasan (exposure) merupakan upaya untuk memperbesar bidang arena dan memperkecil bidang depan. Caranya adalah dengan menjelaskan atau memberikan informasi kepada orang lain sehingga mereka memahami informasi yang dibutuhkan, sehingga komunikasi yang terjadi akan lebih efektif (seperti pada bidang arena).

Umpan balik (feedback) adalah cara lain untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antar individu. Seperti bidang gelap dimana diri sendiri yang tidak mengetahui informasinya, sedang orang lain mengetahuinya. Dalam kondisi ini, komunikasi akan efektif jika diri sendiri mendapatkan umpan balik dari orang lain, dimana orang lain mau memberikan informasinya kepada diri sendiri.

Komunikasi dalam Kelompok
Beberapa variable mempengaruhi frekuensi dan keakuratan dari komunikasi, variabel tersebut meliputi kesempatan untuk berinteraksi, status dan kepaduan kelompok.

1. Kesempatan untuk berinteraksi. Komunikasi dipengaruhi oleh kesempatan atau peluang untuk berkomunikasi. Misalnya jika seorang manajer ingin meningkatkan komunikasi yang terjadi dalam suatu kelompok, tempat duduk diatur berdekatan, lingkungan yang gaduh dikurangi dan peluang untuk berkomunikasi dirancang.
2. Status. Pola komunikasi dipengaruhi oleh status hubungan. Orang cenderung berkomunikasi dengan orang-orang yang sederajat atau dengan orang-orang yang statusnya lebih tinggi.
3. Kepaduan. Dengan semakin meningkatnya kepaduan, para anggota mengembangkan interaksi antar pribadi yang semakin kuat dan mereka merasakan komunikasi lebih memuaskan dan menyenangkan.

Jaringan Komunikasi 
Jaringan komunikasi berkaitan dengan pola saluran komunikasi di antara anggota kelompok atau di antara berbagai posisi dalam struktur organisasi. Organisasi dapat menciptakan jaringan resmi dengan menciptakan rancangan komunikasi dengan jaringan komputer, telepon dan laporan. Jaringan komunikasi yang diciptakan akan mempengarui fungsi dari suatu kelompok.

Komunikasi Keorganisasian 
Komunikasi memegang peranan yang sangat penting mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua bagian dan aktivitas di dalam organisasi.
Aliran komunikasi dalam organisasi merupakan pedoman kemana seseorang dapat berkomunikasi dalam organisasi. Aliran komunikasi formal dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat, yaitu dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, horisontal dan diagonal.

1. Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication). Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hirarki organisasi. Bentuk dari aliran komunikasi ini misalnya prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap bawahan dan sebagainya.
2. Komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinya dan praktek serta kebijakan organisasi.
3. Komunikasi Horisontal. Komunikasi horisontal merupakan aliran komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hirarki yang sama dalam suatu organisasi.
4. Komunikasi Diagonal. Komunikasi diagonal merupakan aliran komunikasi dari orang-orang uang memiliki hirarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.

Hambatan-hambatan terhadap Komunikasi yang Efektif 
Oleh karena kompleksnya proses komunikasi, permasalahan dapat muncul pada tingkat individu, kelompok maupun organisasi. Beberapa hambatan utama dalam komunikasi yang efektif yaitu sumber, penyaringan, tekanan waktu, mendengar secara selektif, masalah bahasa, bahasa kelompok, perbedaan kerangka acuan dan beban komunikasi yang berlebihan.

1. Menilai sumber. Menilai sumber maksudnya penafsiran atau pemberian arti terhadap suatu pesan dipengaruhi oleh orang yang mengirim (komunikator) pesan tersebut.
2. Penyaringan. Penyaringan berkaitan dengan manipulasi informasi, khususnya informasi yang negatif.
3. Tekanan waktu. Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang terjadi dalam setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah penting dalam proses komunikasi.
4. Mendengarkan secara selektif.Mendengarkan permasalahan secara selektif bagian dari permasalahan besar persepsi selektif, dimana seseorang hanya mendengarkan bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan bagian yang lainnya dengan berbagai alasan.
5. Masalah bahasa. Komunikasi merupakan suatu proses simbolis yang sebagian besar tergantung pada kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti tertentu.
6. Bahasa Kelompok. Pada umumnya kelompok-kelompok profesional mengembangkan istilah-istilah teknis yang hanya dapat dimengerti oleh kelompoknya saja.
7. Perbedaan kerangka acuan . Komunikasi yang efektif memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada suatu pengalaman yang sama.
8. Beban komunikasi berlebihan . Jika penerima mendapatkan informasi lebih dari yang kemungkinannya dapat mereka tangani maka mereka akan mengalami beban komunikasi yang berlebihan

Mengatasi Hambatan-hambatan Komunikasi 

Komunikasi yang efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses penyandian, penyampaian pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat komunikasi antar pribadi, dan pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor saluran komunikasi yang tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

1. Meningkatkan umpan balik. Kesalahpahaman dapat dikurangi jika proses umpan balik dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar pribadi.
2. Empati. Empati pada dasarnya merupakan komunikasi yang dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus menempatkan dirinya sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran disesuaikan dengan kondisi penerima.
3. Pengulangan. Cara yang efektif untuk meningkatkan efektivitas komunikasi adalah mengulangi pesan. Pengulangan membatu pendengar atau penerima untuk menginterpretasikan pesan yang tidak jelas atau terlalu sulit untuk dipahami ketika pertama kali mendengar.
4. Menggunakan bahasa yang sederhana. Bahasa yang kompleks, istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi sulit dipahami oleh pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang bagus dan ilmiah harus disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.
5. Penentuan waktu yang efektif. Suatu permasalahan dalam komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Cara yang efektif adalah mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang disampaikan tersusun dengan baik, ringkas dan mudah dipahami.
6. Mendengarkan secara efektif. Salah satu cara meningkatkan komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan mendengarkan secara efektif. Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.
7. Mengatur arus informasi. Untuk mengatasi hambatan komunikasi karena beban informasi yang berlebihan adalah dengan mengatur arus informasi. Komunikasi diatur mutunya, jumlahnya dan cara penyampaiannya. Informasi yang disampaikan harus sistematis, ringkas dan memiliki bobot tingkat kepentingan yang cukup.